หมายถึง(Meaning) กิจกรรมเพื่อให้เกิดความมั่นใจ(Make Sure) การปฏิบัติงานนั้นได้ถูกดำเนินไปอย่างถูกต้อง ตรงตามแผนหรือเป้าหมาย(KPI)
บนพื้นฐานของ(Based on) ข้อมูล(data) หรือสารสนเทศ (Information) โดยนำมาประกอบการตัดสินใจและติดตามเป็นระยะทุกขั้นตอนหรือระหว่างกิจกรรมตามความเหมาะสมของรูปแบบงาน
มีวงจร(Cycle) ตั้งแต่ monitoring-> Report -> Control ตามภาพตัวอย่างดังต่อไปนี้
สำหรับการตรวจสอบ(Assessment) จะเน้นที่จะติดตามจากภายในองค์กรเป็นหลัก (Internal only) เพื่อเป็นการทบทวนให้ผมการดำเนินงานเป็นไปตามเป้าหมายที่ถูกต้องชัดเจน
สำหรับเครื่องมือของการติดตามผล(Tools of Monitoring) มีได้ตั้งแต่
o การประชุม
o รายงานประจำเดือน
o รายงานความคืบหน้าโครงการ
o ข้อเสนอแนะจากการผู้ปฏิบัติงาน
จากตัวอย่าง(Example)
o การติดตามผลการปฏิบัติงานพนักงานใหม่ (On boarding Program of new employee) เพื่อเป็นGuilde lineให้แก่พนักงานใหม่และแนวปฏิบัติตรงตามวัตถุประสงค์ไม่หลุดออกไปจากข้อตกลงที่ได้เสนอไว้
o การติดตามการใช้งบประมาณหรือทรัพยากรขององค์กร เพื่อตรวจสอบการใช้งบประมาณเป็นระยะ
o การติดตามความคืบหน้าของโปรเจ็ค เพื่อให้การดำเนินโปรเจ็คเป็นไปตามการวางแผน เช่น การติดตามความคืบหน้าของการสร้างบ้านที่กู้กับธนาคารต่างๆ
Evaluation
หมายถึง(Meaning) การประเมินผลที่มุ่งถึงจุดหมายสุดท้าย(Final goal) ที่กระทบ impact ต่อองค์กรและนำไปสู่การตัดสินใจ และปรับปรุงวิธีการในอนาคต
บนพื้นฐานของ(Based on) ข้อมูล(data) หรือสารสนเทศ (Information) หรือจากการMonitoring โดยสรุป และวิเคราะห์ จากภาพรวม ตามแต่ความเหมาะสมของรูปแบบหรือลักษณะงาน
การตรวจสอบ(Assessment) จะสามารถประเมินได้จากทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร(Internal & External) โดยสามารถประเมินเป็นช่วงๆได้แต่ที่สำคัญจะต้องสามารถระบุกลุ่ม Target และการวัดผลที่ชัดเจนให้ได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ชี้วัดผลการประเมิน
มีวงจร(Cycle)ตั้งแต่ Identification -> Capture -> Analysis -> Assessment -> Report -> Feedback ตามภาพตัวอย่างดังต่อไปนี้
เครื่องมือของการประเมินผล (Tools of Evaluation) มีได้ดังต่อไปนี้
o Checklist คือเครื่องมือในการตรวจเช็คหรือวัดประเมินจากที่กำหนดไว้ หรือเป็นการประเมินความเสี่ยง เพื่อแก้ไขเก็ยข้อมูลและแก้ไขปัญหาในอนาคต
o Report คือเครื่องมือการรายงานผลแก้ผู้ที่เกี่ยวข้องถึงผลลัพท์เพื่อวางแผนและสร้างมาตรฐานในโปรเจ็คหรือCase ต่อไป
o KPI (BSC) คือ เป็นเครื่องมือในการประเมินผลงานแบบละเอียดชัดเจน และกำหนดคะปนนของแต่ละหัวข้อไว้ด้วย
จากตัวอย่าง(Example)
o ประเมินผลทักษะผู้เรียน ซึ่งเป็นการสรุปผลของการฝึกอบรมว่ามีทักษะหรือความรู้ผ่านตามเกณฑ์หรือไม่
o ประเมินผลความคุ้มค่าของโครงการ เพื่อสรุปผลก่อนการดำเนินโครงการตามจริง
o ประเมินผลการปฏิบัติงาน ซึ่งสรุปมาจากการติดตามผล และนำมาวิเคราะห์เพื่อใช้ในการปรับเงินเดือน หรือโบนัส หรือตำแหน่ง
o ประเมินผลการทดลองงาน ซึ่งเมื่อผ่านการ On boarding ไปแล้วจึงต้องมาประเมินผลการทดลองงานเพื่อตัดสินใจการจ้างงาน
เมื่อพูดถึงการติดตาม (Monitoring) สำหรับกระบวนการ KM แล้วแทบจะเรียกได้ว่าต้องติดตามทุกๆขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็นการIdentify Capture Store ไปจนถึงการ Share โดยรายละเอียดดังต่อไปนี้
Identify : ควรต้องมีการติดตามผลว่าข้อมูลที่ได้การระบุหรือแยกแยะออกมาแล้วนั้นเป็นการข้อมูลที่ต้องการหรือถูกต้องหรือไม่
Capture : การติดตามผลในส่วนของการ Capture เพื่อไม่ให้ข้อมูลที่ได้มาไม่หลุดออกจากสิ่งทีได้ระบุไว้ในขั้นตอน Identify จึงควรตรวจเช็คให้มั่นใจว่ายังคงอยู่ในขอบข่ายที่ต้องการ หากมีแนวโน้มหลุดออกจากการควบคุมให้ทำการควบคุม (Control) ให้กลับเข้ามาสู่เนื้อหาเดิม
Store : ควรจะต้องติดตามให้มั่นใจว่า ได้จัดเก็บไว้ในที่ปลอดภัยสมบูรณ์และพร้อมใช้เมื่อมีความต้องการที่จะ Access
Share : และควรตรวจสอบสิ่งที่จะนำมาแชร์ให้แก่ผู้อื่นมีความถูกต้องครบถ้วนเสมอ
ดังจะเห็นได้ดังรูปต่อไปนี้
เมื่อพูดถึงการประเมินผล (Evaluation) สำหรับกระบวนการ KM
สิ่งที่จะเป็นการประเมินที่ดีที่สุดคือการ ประเมินว่าหลังจากที่ ได้ผ่านการ Identify ไปจนถึงการ Share แล้ว เมื่อถึงการ Use หรือการที่ต้องApply ใช้ความรู้นั้นสามารถนำออกมาใช้ได้จริงๆ ซึ่งนั้นก็เป็นการตรวจสอบการประเมินที่ดีที่สุดแล้ว
ดังจะเห็นได้ดังรูปต่อไปนี้
ดังจะเห็นได้ดังรูปต่อไปนี้
