Monitoring & Evaluation

Monitoring

     หมายถึง(Meaning) กิจกรรมเพื่อให้เกิดความมั่นใจ(Make Sure) การปฏิบัติงานนั้นได้ถูกดำเนินไปอย่างถูกต้อง ตรงตามแผนหรือเป้าหมาย(KPI)

     บนพื้นฐานของ(Based on) ข้อมูล(data) หรือสารสนเทศ (Information) โดยนำมาประกอบการตัดสินใจและติดตามเป็นระยะทุกขั้นตอนหรือระหว่างกิจกรรมตามความเหมาะสมของรูปแบบงาน

มีวงจร(Cycle) ตั้งแต่ monitoring-> Report -> Control ตามภาพตัวอย่างดังต่อไปนี้

ซึ่งวงจรการMonitoring นั้น ครอบคลุมทุกๆกระบวนการ(Process) และจะดำเนินซ้ำๆเพื่อรายงาน(Report)และควบคุม(Control)อยู่ตลอดเวลา

     สำหรับการตรวจสอบ(Assessment) จะเน้นที่จะติดตามจากภายในองค์กรเป็นหลัก (Internal only) เพื่อเป็นการทบทวนให้ผมการดำเนินงานเป็นไปตามเป้าหมายที่ถูกต้องชัดเจน

     สำหรับเครื่องมือของการติดตามผล(Tools of Monitoring) มีได้ตั้งแต่
o การประชุม
o รายงานประจำเดือน
o รายงานความคืบหน้าโครงการ
o ข้อเสนอแนะจากการผู้ปฏิบัติงาน

     จากตัวอย่าง(Example)
o การติดตามผลการปฏิบัติงานพนักงานใหม่ (On boarding Program of new employee) เพื่อเป็นGuilde lineให้แก่พนักงานใหม่และแนวปฏิบัติตรงตามวัตถุประสงค์ไม่หลุดออกไปจากข้อตกลงที่ได้เสนอไว้
o การติดตามการใช้งบประมาณหรือทรัพยากรขององค์กร เพื่อตรวจสอบการใช้งบประมาณเป็นระยะ
o การติดตามความคืบหน้าของโปรเจ็ค เพื่อให้การดำเนินโปรเจ็คเป็นไปตามการวางแผน เช่น การติดตามความคืบหน้าของการสร้างบ้านที่กู้กับธนาคารต่างๆ

Evaluation
     หมายถึง(Meaning) การประเมินผลที่มุ่งถึงจุดหมายสุดท้าย(Final goal) ที่กระทบ impact ต่อองค์กรและนำไปสู่การตัดสินใจ และปรับปรุงวิธีการในอนาคต

     บนพื้นฐานของ(Based on) ข้อมูล(data) หรือสารสนเทศ (Information) หรือจากการMonitoring โดยสรุป และวิเคราะห์ จากภาพรวม ตามแต่ความเหมาะสมของรูปแบบหรือลักษณะงาน

     การตรวจสอบ(Assessment) จะสามารถประเมินได้จากทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร(Internal & External) โดยสามารถประเมินเป็นช่วงๆได้แต่ที่สำคัญจะต้องสามารถระบุกลุ่ม Target และการวัดผลที่ชัดเจนให้ได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ชี้วัดผลการประเมิน

     มีวงจร(Cycle)ตั้งแต่ Identification -> Capture -> Analysis -> Assessment -> Report -> Feedback ตามภาพตัวอย่างดังต่อไปนี้

ซึ่งต้องระบุตัวชี้วัดที่สำคัญในการประเมินตั้งแต่ก่อนการดำเนินกิจกรรม(Process)ใดๆ เมื่อเริ่มต้นดำเนินการ จึงทำหน้าที่รวบรวมข้อมูล(Capture) หลังจากนั้นจึงวิเคราะห์(Analysis) ข้อมูล และประเมินผล(Assessment)ออกมาในรูปแบบตามตัวชี้วัดที่ได้ตั้งเอาไว้ จากนั้นจึงรายงานผล(Report)ให้ทราบ และนำไปสู่การปรับปรุงงาน(Feedback)อื่นๆในอนาคต

     เครื่องมือของการประเมินผล (Tools of Evaluation) มีได้ดังต่อไปนี้
o Checklist คือเครื่องมือในการตรวจเช็คหรือวัดประเมินจากที่กำหนดไว้ หรือเป็นการประเมินความเสี่ยง เพื่อแก้ไขเก็ยข้อมูลและแก้ไขปัญหาในอนาคต
o Report คือเครื่องมือการรายงานผลแก้ผู้ที่เกี่ยวข้องถึงผลลัพท์เพื่อวางแผนและสร้างมาตรฐานในโปรเจ็คหรือCase ต่อไป
o KPI (BSC) คือ เป็นเครื่องมือในการประเมินผลงานแบบละเอียดชัดเจน และกำหนดคะปนนของแต่ละหัวข้อไว้ด้วย

     จากตัวอย่าง(Example)
o ประเมินผลทักษะผู้เรียน ซึ่งเป็นการสรุปผลของการฝึกอบรมว่ามีทักษะหรือความรู้ผ่านตามเกณฑ์หรือไม่
o ประเมินผลความคุ้มค่าของโครงการ เพื่อสรุปผลก่อนการดำเนินโครงการตามจริง
o ประเมินผลการปฏิบัติงาน ซึ่งสรุปมาจากการติดตามผล และนำมาวิเคราะห์เพื่อใช้ในการปรับเงินเดือน หรือโบนัส หรือตำแหน่ง

o ประเมินผลการทดลองงาน ซึ่งเมื่อผ่านการ On boarding ไปแล้วจึงต้องมาประเมินผลการทดลองงานเพื่อตัดสินใจการจ้างงาน

สำหรับการประยุกต์ใช้ใน KM

     เมื่อพูดถึงการติดตาม (Monitoring) สำหรับกระบวนการ KM แล้วแทบจะเรียกได้ว่าต้องติดตามทุกๆขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็นการIdentify Capture Store ไปจนถึงการ Share โดยรายละเอียดดังต่อไปนี้

Identify :  ควรต้องมีการติดตามผลว่าข้อมูลที่ได้การระบุหรือแยกแยะออกมาแล้วนั้นเป็นการข้อมูลที่ต้องการหรือถูกต้องหรือไม่

Capture : การติดตามผลในส่วนของการ Capture เพื่อไม่ให้ข้อมูลที่ได้มาไม่หลุดออกจากสิ่งทีได้ระบุไว้ในขั้นตอน Identify จึงควรตรวจเช็คให้มั่นใจว่ายังคงอยู่ในขอบข่ายที่ต้องการ หากมีแนวโน้มหลุดออกจากการควบคุมให้ทำการควบคุม (Control) ให้กลับเข้ามาสู่เนื้อหาเดิม

Store : ควรจะต้องติดตามให้มั่นใจว่า ได้จัดเก็บไว้ในที่ปลอดภัยสมบูรณ์และพร้อมใช้เมื่อมีความต้องการที่จะ Access

Share : และควรตรวจสอบสิ่งที่จะนำมาแชร์ให้แก่ผู้อื่นมีความถูกต้องครบถ้วนเสมอ

ดังจะเห็นได้ดังรูปต่อไปนี้

     เมื่อพูดถึงการประเมินผล (Evaluation) สำหรับกระบวนการ KM 

สิ่งที่จะเป็นการประเมินที่ดีที่สุดคือการ ประเมินว่าหลังจากที่ ได้ผ่านการ Identify ไปจนถึงการ Share แล้ว เมื่อถึงการ Use หรือการที่ต้องApply ใช้ความรู้นั้นสามารถนำออกมาใช้ได้จริงๆ ซึ่งนั้นก็เป็นการตรวจสอบการประเมินที่ดีที่สุดแล้ว

ดังจะเห็นได้ดังรูปต่อไปนี้